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Meetings Organization
  1. Chairs and Vice-chairs
    Il meccanismo di nomina dei Chairs e dei Vice-chairs è del tutto simile a quello attuato per le Gordon Conferences.

    A.1 Gli Incontri sono organizzati da una Chairperson (Chair), coadiuvata da un Vice-chair.

    A.2 La Chair dura in carica per due anni e organizza quindi, coadiuvata dalla Vice-chair, la sessione parallela del gruppo d’interesse specifico nel meeting nazionale ABCD (nel primo anno del suo mandato) e l’Incontro ABCD dell’anno seguente (nel secondo anno del suo mandato).

    A.3 Alla scadenza del mandato della Chair gli subentra la Vice-chair, che assume il titolo di Chair, e resta in carica per i due anni successivi.

    A.4 A ogni incontro ABCD (e quindi ad anni alterni) si provvederà all’elezione di una nuova Vice-chair. La Vice-chair eletta deve essere un socio ABCD (in regola con i pagamenti), scelto mediante votazione nel corso dell’Incontro (l’elettorato passivo spetta quindi solo ai membri ABCD in regola con i pagamenti). L’elettorato attivo (cioè il diritto di votare) spetta a tutti i partecipanti all’Incontro ABCD in questione. La Chair uscente e la Vice-chair devono essere pro-active nel proporre nominativi, in modo che i partecipanti possano scegliere almeno tra due nomi. Le proposte dovranno tenere conto, nei limiti del possibile, di un equo bilanciamento tra candidature maschili e femminili e di un certo grado di alternanza tra aree geografiche di provenienza. I partecipanti possono anch’essi proporre dei nomi. All’inizio della votazione si chiederà ai candidati di lasciare l’aula e si procederà quindi alla votazione per alzata di mano. E’ necessaria la maggioranza assoluta dei presenti. Se alla prima votazione nessuno dei candidati otterrà la maggioranza assoluta, si procederà a un ballottaggio tra i due candidati che hanno ottenuto il maggior numero di voti.

    A.5 Il nominativo della Vice-chair eletta deve essere comunicato al Segretario dell’ABCD al termine dell’Incontro a cura della Chair uscente.

  2. Aspetti organizzativi
    Questi aspetti riguardano solo l’organizzazione degli “Incontri ABCD”. Per l’organizzazione delle sessioni parallele del meeting nazionale ABCD ci si rifarà alle decisioni del Comitato Organizzatore del meeting.

    B.1 L’announcement sarà preparato dagli organizzatori e comunicato alla Segreteria Generale dell’ABCD, che provvederà alla sua pubblicazione e successivamente alla diffusione di opportuni announcements e reminders via mail.

    B.2 La Chair e la Vice-chair dell’Incontro sono responsabili per:

    La scelta del luogo e delle date dell’Incontro;

    • I contatti locali con le strutture che ospiteranno il meeting (alberghi e aule). E’ importante sottolineare che l’organizzazione degli aspetti logistici (registrations, prenotazioni alberghiere, pagamenti, pubblicità sul sito etc. etc.) verrà eseguita da un’impresa esterna (in questo momento Azuleon). E’ importantissimo quindi che le Chairs e Vice-chairs lavorino in stretto contatto con Azuleon (mettendo sempre in copia la segreteria generale dell’ABCD) e lasciando ad Azuleon la parte logistico-organizzazionale, dopo l’identificazione delle strutture appropriate;
    • Il Programma scientifico dell’Incontro. Tipicamente ogni incontro ospita 1 invited speaker (max 2), scelto dagli organizzatori, che sono anche responsabili per la selezione dei talks orali e dei posters. Gli organizzatori sono responsabili per i contatti con gli invited speakers;
    • Il reperimento di eventuali sovvenzionamenti da sponsors commerciali e/o istituzionali e da enti locali (comuni, province, regioni etc.). Anche in questa fase va sottolineato che ci si aspetta che gli organizzatori stabiliscano i contatti iniziali e che poi passino la pratica alla Segreteria Generale dell’ABCD, che curerà gli aspetti burocratici e amministrativi.

    B.3 Tipicamente gli Incontri durano 2 giorni, iniziando nel primo pomeriggio del primo giorno e terminando a ora di pranzo del secondo, con 1 pernottamento incluso. Ove necessario, gli Incontri possono prevedere 2 pernottamenti, iniziando nel primo pomeriggio del primo giorno e terminando a ora di pranzo del terzo giorno. Questa possibilità deve essere valutata attentamente e comunque approvata dal Direttivo ABCD (vedi dopo). In genere il Direttivo approverà Incontri con 2 pernottamenti solo in quei casi in cui la storia degli Incontri ha dimostrato un livello di affluenza tale da giustificare una durata più lunga per dare spazio a più talks.

    B.4 La lingua ufficiale degli incontri é l’inglese (per i talks per le question & answer sessions, e per i poster).

  3. Aspetti economici e finanziari

    C.1. Gli organizzatori faranno pervenire alla Segreteria Generale dell’ABCD una proposta di organizzazione dell’Incontro che comprenda anche un piano di budget  preliminare.

    C.2 Per ogni incontro gli organizzatori possono prevedere l’assegnazione di un massimo di 10 “borse di partecipazione” (travel grants) del valore di 250 euro/borsa. I criteri per l’assegnazione delle borse devono essere chiaramente specificati. L’ABCD non approverà piani di distribuzione delle borse che non prevedano: i) distribuzione sul territorio, ii) distribuzione tra gruppi di ricerca (mai più di 1 borsa per gruppo), iii) sottomissione di un Abstract all’Incontro, iv) sistemazione in camera doppia, v) età under 35, vi) elementi di merito nell’assegnazione;
    • L’assegnazione di una borsa deve essere esplicitamente richiesta all’atto dell’iscrizione da parte del partecipante. L’ABCD istruirà il provider che cura le registrazioni a permettere la richiesta della borsa, per via telematica, solo dopo l’effettuazione del pagamento per la registrazione all’Incontro;
    • Il numero delle borse disponibili e i criteri per l’assegnazione devono essere trasparenti e chiaramente visibili in ogni announcement e sul sito;
    • Le borse verranno pagate in forma di rimborso e non possono mai essere erogate come waiving di registration fees.


    C.3 Ricevuta l’approvazione del piano preliminare e del budget  dal Presidente e Tesoriere, gli organizzatori possono pubblicare il first announcement  e procedere con la fase organizzativa. A discrezioni degli organizzatori, le varie fasi preliminari possono essere anticipate, ma mai ritardate.

MEETINGS ABCD E CHAIRS E VICE CHAIRS IN VIGORE:

Mechanisms of Signal transduction
Chair: Rosario Rizzuto
Vice-chair: Letizia Lanzetti

Stem cells, development and rigenerative medicine (in inglese dal 2012; prima Cellule Staminali, Sviluppo e Medicina Rigenerativa)
Chair: Caterina Missero
Vice-chair: Lucio Conti

Membrane Trafficking and Organelle Biogenesis
Chair: Sara Colombo
Vice-chair: Eelko Van Anken 

Cellular stress: survival and apoptosis (in inglese dal 2012; prima Stress Cellulare: sopravvivenza e apoptosi)
Chair: Sergio Giannattasio
Vice-chair: Alessandra Montecucco  

Cell biology of disease: Cancer
Chair: Giorgio Scita
Vice-chair: Gabriella Minchiotti